Millainen on taloyhtiön vuosikello?

Taloyhtiön vuosikello

Taloyhtiön vuosikello rytmittää hallituksen ja isännöinnin vuotta. Taloyhtiössä vuosikello pyörähtää ympäri yhtiökokouksen aikaan, kun hallituksen toimikausi päättyy.

KEVÄT (maaliskuu - toukokuu)

Kevät on taloyhtiöiden vuosikokousten aikaa. Kun edellisen kauden tilinpäätös saadaan valmiiksi, vuosikokous voidaan kutsua koolle. Kokouksen kutsuu ja järjestää hallitus yhdessä isännöitsijän kanssa. Vuosikokouksessa käsitellään toimintakertomus, tilinpäätös ja -tarkastus sekä selvitys tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä. Kokouksessa valitaan myös uusi taloyhtiön hallitus. Mikäli ehdokkaita on enemmän kuin hallituspaikkoja, hallituksen kokoonpanosta äänestetään.

Yhtiökokouksen jälkeen uusi hallitus kokoontuu järjestäytymiskokoukseen. Osakkaille tulee tiedottaa yhtiökokouksen päätöksistä ja jakaa uuden hallituksen yhteystiedot. Uuden hallituksen jäsenten on hyvä olla tietoinen taloyhtiön voimassaolevista huolto- ja isännöintisopimuksista ja tarkistaa, ovatko ne ajan tasalla sekä ollaanko palveluihin tyytyväisiä.

Kevät on valoisuuden lisääntyessä myös siivousten aikaa. Kun lumet sulavat, tarkistetaan lumitöiden ja roudan mahdollisesti aiheuttamat vauriot pihalla ja katolla sekä viemäreiden, vesirännien ja vesikourujen toiminta. Samoin pihakalusteiden kunto kannattaa tarkistaa ennen niiden käyttöönottoa.

Jos taloyhtiössä järjestetään kevättalkoot, niistä tulee tiedottaa asukkaille ajoissa ja miettiä etukäteen mitä talkoissa tehdään, sopia työnjaosta ja työvälineistä sekä tarjoilusta.  

Vuodenajan vaihtuessa kannattaa muistuttaa asukkaita myös taloyhtiön pelisäännöistä pihankäytön ja esimerkiksi grillauksen suhteen. Osakkaita voi myös muistuttaa asuntojen lämmön säädöistä ja oikeista sisälämpötiloista, kun aurinko keväällä alkaa lämmittää asuntoja.

 

KESÄ (kesäkuu - elokuu)

Kesä-heinäkuussa hallitus kokoontuu vain tarvittaessa, jos on tarpeen tehdä esimerkiksi välitilinpäätös tai valvoa korjaushankkeita. Kesäkuukausien ajalle kannattaa kuitenkin varmistaa sekä hallituksen, kiinteistönhuollon että isännöitsijän loma-ajat ja tarvittavat lomatuuraukset.

Asukkaita voi myös muistuttaa kesälomakauden turvallisuusasioista: avainturvallisuudesta ja asunnon pitämisestä asutun näköisenä myös loma-aikana.

Riippuen taloyhtiön pihan tyypistä, kesäkuukausina tulee varmistaa pihan nurmikon leikkaus ja istutusten hoito. Lisäksi osakkaille ja näiden vuokralaisille sekä ilmoitustauluille kannattaa toimittaa asukastiedote, jossa kerrotaan isännöinnin ja kiinteistöhuollon kesän palveluajat sekä miten taloyhtiön hallituksen tavoittaa parhaiten kesälomien aikana.

Elokuussa hallitus kokoontuu kesätauon jälkeen ja käy läpi taloyhtiön taloutta (onko talousarvio pysynyt suunnitelmassa ja mitä toimenpiteitä mahdollisesti vaaditaan) sekä muita ajankohtaisia asioita. Samalla voidaan alkaa suunnitella seuraavan tilikauden mahdollisia korjaushankkeita. Kokouksen jälkeen kannattaa laatia käsitellyistä asioista tiedote asukkaille.

 

SYKSY (syyskuu - marraskuu)

Syyskuussa hallitus ja isännöitsijä aloittavat taloyhtiön strategian päivityksen, jos sellainen on laadittu. Muita hallinnollisia tehtäviä kesän jälkeen ovat mm. mahdollisen syysyhtiökokouksen koollekutsuminen ja tulevien urakoiden kilpailutus. Kiinteistönhoidossa aletaan valmistautua tulevaan lämmityskauteen (tarkistetaan patterien termostaattien toimivuus, selvitetään veden, lämmön ja sähkön kulutus sekä vertaillaan lukuja aiempiin vuosiin). Syyskuu on myös hyvä ajankohta syystalkoiden järjestämiseen - sen koollekutsumisessa pätevät samat neuvot kuin kevättalkoidenkin kohdalla. Syyskaudella taloyhtiö voi kannustaa osakkaita ja asukkaita myös mukaan esimerkiksi energiansäästöviikon tapahtumiin.

 

TALVI (joulukuu-helmikuu)

Joulukuussa taloyhtiön hallitus vahvistaa seuraavan vuoden korjausohjelman ja tutustuu taloyhtiölle ilmoitettuihin isännöinti- ja huoltosopimusten hinnoitteluihin. Kiinteistönhoito aloittaa tarpeen tullen liukkaudentorjunnan, lumityöt ja lumenpudotustyöt. Ennen joulukautta on sopiva hetki jakaa asukkaille tiedote, jossa muistutetaan paloturvallisuudesta sekä joulunajan ja uudenvuoden jätteiden lajittelusta - hyvän joulun toivotusten ohessa. Taloyhtiön hallitus voi myös järjestää oman kuusen jouluvaloineen pihaan tai ala-aulaan.

Kiinteistönhoito seuraa talvikaudella pihan liukkaus- ja lumitilannetta sekä pidetään huolta sisätilojen riittävästä lämmöstä. Alkuvuodesta on sopiva hetki myös tarkistaa asuntojen sisälämpötilojen tasaisuus (+20–22 °C), patteriventtiilien ja -termostaattien toimivuus sekä tuuletusviemärien toiminta.

Vuodenvaihteen jälkeen hallitus aloittaa yhdessä isännöinnin kanssa yhtiökokouksessa tarvittavien asiakirjojen laadinnan ja asioiden valmistelun yhtiökokousta varten. Näitä ovat tilinpäätös ja toimintakertomus, seuraavan vuoden talousarvio, lakisääteinen kunnossapitotarveselvitys, lakisääteinen selvitys tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä, edellisen vuoden vastikelaskelmat (kerättiinkö vastikkeita oikea määrä ja onko vastikkeita tarpeen korottaa tai pienentää). Jos taloyhtiön on tarkoitus toteuttaa tulevan tilikauden aikana korjaushankkeita, hallituksen tulee myös käsitellä hankkeista pyydetyt tarjoukset. Korjaushankkeiden toteuttamisesta päättää yhtiökokous.

Helmikuussa hallitus viimeistelee varsinaisen yhtiökokouksen kokousasiat sekä tilinpäätösasiakirjat ja muut tarvittavat asiakirjat. Toimikauden päätteeksi hallitus kokoontuu tilinpäätöskokoukseen. Taloyhtiönvuosikello on pyörähtänyt ympäri.