Taloyhtiön viestintä on tärkeä osa korjaushanketta

Suuri taloyhtiön korjaushanke, kuten putki-, julkisivu- tai hissiremontti, vaikuttaa aina merkittävästi asukkaan ja osakkaan arjen rutiineihin – sekä kustannuksiin. Onnistunut taloyhtiön viestintä remontin etenemisestä tekee hankkeesta kaikille miellyttävämmän ja asumisesta sujuvampaa.

Korjaushankkeen viestinnässä on olennaista, että oikea ja riittävä tieto on käytettävissä oikeilla ihmisillä oikeaan aikaan. Esimerkiksi suuritöisestä linjasaneerauksesta eli putkiremontista on usein tärkeä kommunikoida ja keskustella jo vuosia ennen varsinaista toteutusta.

Hyvin toimiva taloyhtiön viestintä lisää kaikkien asianosaisten tietoisuutta hankkeesta ja edesauttaa siten asukkaiden sekä osakkaiden tyytyväisyyttä. Kun tiedetään ennalta ”mitä, missä, miksi ja milloin”, asiat eivät ole oletusten varassa. Korjaushanke on aina suuri muutos ja muutoksessa ihmisellä tulee olla ennakolta tieto siitä, mitä milloinkin tapahtuu erityisesti, jos hanke vaikuttaa asukkaiden arjen sujuvuuteen oleellisesti

Kuka viestii ja mitä?

Vastuu viestinnästä tulee jakaa selkeästi. Isännöinti vastaa hankkeen valmisteluun liittyvästä yleistiedottamisesta ja yhtiön päätöksentekoon liittyvästä tiedottamisesta. Urakoitsija vastaa korjaushankkeeseen liittyvästä tiedottamisesta sen jälkeen, kun urakkasopimus on allekirjoitettu. Myös hallituksen on hyvä olla perillä siitä, missä järjestyksessä mitäkin tapahtuu.

Vastaukset asukkaiden ja osakkaiden tärkeimpiin kysymyksiin pitää esittää selkeästi. Mitä korjaus maksaa ja kuinka se rahoitetaan? Milloin putkiremontti tehdään kunkin omassa asunnossa ja kauanko se kestää? Mihin aikaan päivästä ja viikosta remonttimiehet ovat töissä työmaalla? Haittaako remontti esimerkiksi pihalla kulkemista?

Hankkeen eri vaiheet vaativat erilaisia tiedotuskanavia

Korjaushankkeen valmistelu- ja suunnitteluvaiheessa tiedotetaan hankkeesta infotilaisuuksissa sekä yhtiökokouksessa. Niissä kerrotaan korjaushankkeen syyt, eri vaiheet, aikataulut, kustannukset ja vaihtoehdot. Esitellään valitut asiantuntijat sekä hankeen rahoitusmalli ja tekniset ratkaisut. Samalla käydään läpi taloyhtiön yhteisten tilojen korjaukset ja mahdolliset huoneiston remontteja koskevat valintamahdollisuudet. Vaihtoehtoja voidaan havainnollistaa erilaisilla mallinnuksilla.

Remontin aikana viestitään hankkeen etenemisestä ja aikataulumuutoksista sekä mahdollisista vaikutuksista asukkaan arkeen. Töiden alkaessa pidetään infotilaisuus ja myöhemmin korjaushankkeen aikana viestintä on enimmäkseen sähköisen ja paperitiedotteiden varassa. Tiedotusväyliä on oltava riittävästi, jotta tieto saavuttaa sekä työmatkalla olevan digiaikakauden ihmisen että kotonaan ilman älylaitteita asuvan seniorin. Viestinnän ymmärrettävyyteen kannattaa panostaa: teknistä ”insinöörikieltä” tulee välttää, jotta asiat tulevat jokaiselle ymmärrettävään muotoon.

Korjaushankkeen päättyessä viestintä ei pääty. Remontin jälkeen asukkailta kysytään mielipidettä remontin onnistumisesta. Mikäli remonttia on tehty osakkaiden hallinnassa olevissa tiloissa, pyydetään myös osakkaan palaute mahdollisista virheistä tai puutteista. Kyselyllä pitää olla riittävästi vastausaikaa ja siinä tulee huomioida korjaushankkeen takuuajan umpeutuminen.