Yhtiökokous etänä – näin se onnistuu

Voiko taloyhtiön yhtiökokouksen järjestää etänä? Entä minkälaisia asioita tulisi ottaa huomioon? Kokosimme vastaukset yleisimpiin kysymyksiin etäyhtiökokoustamisesta. 

Voiko yhtiökokouksen järjestää pelkästään etänä? 
Taloyhtiön yhtiökokous voidaan pitää etänä, mikäli taloyhtiön hallitus näin päättää eikä sitä ole yhtiöjärjestyksessä erikseen kielletty. Täysin etänä yhtiökokouksen järjestäminen ei kuitenkaan onnistu, sillä kokoukselle on oltava aina myös fyysinen kokouspaikka. 

Paikan päällä kokouksessa on oltava vähintään yksi henkilö, jotta yhtiökokous on laillinen. Fyysisessä paikassa voi olla esimerkiksi hallituksen puheenjohtaja, yksi hallituksen jäsen tai joku osakkaista. Kaikki muut osallistujista voivat olla etäyhteyden päässä. Myös kokouksen puheenjohtajan, sihteerin ja ääntenlaskijan tehtäviä voi hoitaa etänä. 

Minkälaisia asioita etäyhtiökokouksen suunnittelussa on huomioitava? 
Yhtiökokous etänä onnistuu parhaiten silloin, kun kokous on etukäteen huolella suunniteltu. Monelle taloyhtiön hallituksellekin etäyhtiökokous on uusi asia, vaikka etäkokoustaminen muuten tuttua olisikin. Siksi kokouksen kaikki vaiheet on hyvä käydä läpi etukäteen niin, että varsinainen kokous sujuu mahdollisimman mutkattomasti.  

Yhtiökokouskutsussa on ilmoitettava, että osallistuminen onnistuu etänä ja että fyysisestä kokouspaikasta huolimatta osakkaiden toivotaan osallistuvan kokoukseen etäyhteyden päästä. Kokouskutsusta on käytävä ilmi, jos osallistuminen etäyhteydellä rajoittaa osakkaan puhevaltaa. Kokouskutsuun on hyvä liittää selkeät ohjeet siitä, miten etäyhtiökokoukseen osallistuminen tapahtuu käytännössä ja mitä etäyhteysmenetelmää käytetään. Kutsuun pitää muistaa lisätä myös linkki, jonka kautta etäkokoukseen voi osallistua.  

Miten etäyhtiökokoukseen voi osallistua? 
Pääsääntöisesti etäyhtiökokous järjestetään reaaliaikaisena videoneuvotteluna esimerkiksi Microsoft Teamsin tai muun vastaavan ohjelman avulla. Kokoukseen osallistuminen edellyttää internet-yhteyttä sekä tietokonetta, älypuhelinta tai tablettitietokonetta. Mikrofonilla varustetut kuulokkeet helpottavat kanssakäymistä ja parantavat äänenlaatua. 
 
Yhtiökokoukseen osallistuminen etänä onnistuu myös puhelinsoitolla. Esimerkiksi Microsoft Teams mahdollistaa, että kokoukseen otetaan yhteys soittamalla, jolloin osallistumiseen ei tarvita internet-yhteyttä tai erillisiä ohjelmia. Soittaja ei kuitenkaan voi nähdä yhtiökokouksessa esitettyä presentaatiota tai kuvia. 

Taloyhtiön hallitus päättää, mitä ohjelmaa etäyhtiökokouksessa hyödynnetään. Taloyhtiöt ovat erilaisia, joten valinta on sovitettava yhteen osallistujien valmiuksien kanssa. Eri osallistumisvaihtoehdot on hyvä kertoa osakkaille selkeästi jo kokouskutsussa. 

Sen lisäksi, että etäyhtiökokoukseen voi osallistua reaaliaikaisesti verkkoneuvotteluna, voi kokoukseen osallistua myös ennakkoon vaikkapa sähköpostitse tai perinteisen kirjepostin välityksellä. Tämä tarkoittaa, että osakas ilmoittaa esityslistalla oleviin asioihin kantansa ennakkoon. Tällöin ei voi osallistua varsinaiseen keskusteluun tai käyttää puheenvuoroja, mutta päätöksentekoon pääsee osallistumaan, vaikka reaaliaikaisesti ei kokouksessa olekaan läsnä. Mahdollisuudesta osallistua yhtiökokoukseen ennakkoon postitse on mainittava kokouskutsussa.

Miten yhtiökokoukseen liittyvät käytännön asiat kuten tunnistaminen ja äänestäminen hoidetaan etänä? 
Jos yhtiökokoukseen osallistuu jonkun toisen valtuuttamana, voi valtuutuksen toimittaa ennakkoon skannaamalla kokouskutsun mukana tulleen valtuutuslomakkeen ja lähettämällä sen sähköpostitse isännöitsijälle. Mikäli skannaaminen ei onnistu, valtuutuksen voi hoitaa myös vapaamuotoisemmalla sähköpostilla.  

Etäkokouksessa äänestämisen voi hoitaa esimerkiksi niin, että jokainen osallistuja kertoo vuorollaan oman kantansa ja ääntenlaskija laskee lopuksi äänimäärät.  Osakas voi äänestää myös lähettämällä tiettyyn sähköpostiosoitteeseen tai puhelinnumeroon oman kantansa, minkä jälkeen ääntenlaskija suorittaa varsinaisen laskennan. Tärkeää on, että kokouksen aluksi päätetään, minkälaista äänestystapaa kokouksessa hyödynnetään. 

Kokouksen osallistujat voidaan tunnistaa esimerkiksi sähköpostin tai puhelinnumeron perusteella. Aukoton tunnistaminen on tärkeää erityisesti äänestettäessä, jotta äänimäärät on mahdollista laskea oikein osakemäärien mukaan. 

Onko etäyhtiökokoukselle esteitä? 
Vaikka etäkokoustamiseen ei ole laillista estettä, monissa taloyhtiössä kuitenkin pohditaan, onko etäosallistuminen kaikille osakkaille käytännössä mahdollista. Iäkkäämmillä osakkailla ei välttämättä ole tarvittavia teknisiä välineitä tai riittävää osaamista osallistumiseen. Siksi onkin tärkeää antaa videoyhteyden lisäksi myös muita vaihtoehtoisia tapoja osallistua. Tämän lisäksi on hyvä pitää mielessä, että täysin etänä yhtiökokousta ei voi järjestää, vaan kokoukselle on määriteltävä aina myös fyysinen kokouspaikka.  

Etäyhtiökokouksen osallistujia mietityttää myös, onnistuuko kokoukseen liittyminen ja toimiiko tekniikka. Jos kokouksen kulku on huolellisesti suunniteltu ja käytännön asiat hyvin ohjeistettu, ei ongelmia yleensä ole.  

Entä jos etäyhtiökokouksen järjestäminen ei onnistu? 
Asunto-osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous on järjestettävä puolen vuoden kuluessa tilikauden päättymisestä. Näin ollen useimmissa taloyhtiöissä yhtiökokoukset olisi järjestettävä kesäkuun loppuun mennessä. Koronavirustilanteesta johtuen eduskunta on kuitenkin hyväksynyt väliaikaisen lakimuutoksen, jonka nojalla yhtiökokous on mahdollista lykätä syyskuulle. Lakimuutos on määräaikainen ja voimassa 30.9.2020 asti.

Miten yhtiökokous etänä sujuisi mahdollisimman mutkattomasti? 

1. Suunnittele huolella 
Kokouksen kulku on syytä suunnitella ja käydä läpi vaiheittain, jotta itse kokoustilanne sujuu mahdollisimman mutkattomasti. 

2. Ohjeista hyvin 
Kokouskutsun mukana on hyvä lähettää selkeä ohjeistus siitä, miten yhtiökokoukseen osallistuminen etänä onnistuu käytännössä.  

3. Sovita taloyhtiön tarpeisiin 
Taloyhtiöt ovat erilaisia, joten etäyhtiökokouskin tulee suunnitella sen mukaan. Reaaliaikaisen videoneuvottelun vaihtoehdoksi on hyvä tarjota vaihtoehtoisia tapoja osallistua kokoukseen esimerkiksi puhelimen välityksellä tai ennakkoon sähköpostitse/postitse. 

 

Artikkelin asiantuntijana toimi Realia Isännöinti Oy:n isännöitsijä Antti Immonen.