ABC för bostadsaktiebolagets bolagsstämma

 

Bolagsstämman är ett tillfälle som aktieägaren inte bör missa. Att delta i bolagsstämman är det bästa sättet att få en helhetsbild av vad som händer i bostadsaktiebolaget och bolagets ekonomiska situation och kunna påverka i gemensamma frågor.

Varför ska man delta i bolagsstämman?
Det är frivilligt att delta i bolagsstämman, men det rekommenderas. På bolagsstämman lär man inte bara känna disponenten och de andra aktieägarna bättre, utan får även lära sig nya saker om beslutsfattandet i bostadsaktiebolaget. På bolagsstämman får man information om aktuella ärenden i bostadsaktiebolaget, men framför allt är den en plats där man kan påverka de gemensamma frågorna och skötseln av bostadsaktiebolaget och därmed även aktieägarens egendom.

När hålls bolagsstämman?
En kallelse till bostadsaktiebolagets ordinarie bolagsstämma trillar i regel in en gång om året. Stämman ordnas inom ett halvår efter att bokslutet har blivit klart, dvs. vanligtvis före slutet av juni.

Bolagsstämman sammankallas av bostadsbolagets styrelse. Disponenten skickar kallelserna till bolagsstämman minst två veckor före stämman. Om en aktieägare inte kan delta i stämman kan hen befullmäktiga en annan person att delta för sin räkning.

Utöver den ordinarie bolagsstämman kan man vid behov även ordna extra bolagsstämmor i bostadsaktiebolaget.

Vad menas med bolagsstämmans beslutförhet?
Bolagsstämmans beslutförhet konstateras genast i början av stämman. En bolagsstämma är laglig och beslutför när kallelserna till den har skickats i tid enligt bolagsordningen och när minst en aktieägare är närvarande på stämman.

Vad behandlas på bolagsstämman?
De ärenden som ska behandlas på den ordinarie bolagsstämman fastställs genom lag. På bolagsstämman behandlar man och fastställer bokslutet för den avslutade perioden, går igenom redogörelsen för underhållsbehovet och de underhålls- och ändringsarbeten som har gjorts i bolaget, budgeten och storleken på vederlagen och andra avgifter. Bolagsstämman fattar även beslut om betydande renoveringar och eventuella anskaffningar som ska göras i bostadsaktiebolaget.

Dessutom väljer stämman styrelseledamöterna för den kommande räkenskapsperioden. Om man är intresserad av styrelsearbete är det bra att uttrycka sitt intresse för detta på bolagsstämman.

Hur för man ett eget ärende till behandling på bolagsstämman?
Bolagsstämmans ärendelista kan förutom lagstadgade ärenden även innehålla andra ärenden som har lagts fram av bostadsaktiebolagets styrelse eller aktieägarna. En aktieägare kan få med sitt ärende på föredragningslistan genom att skriftligen skicka det till disponenten, någon av styrelseledamöterna eller styrelseordföranden. Styrelsen och disponenten gör upp ärendelistan för bolagsstämman i god tid före stämman, så man bör kontakta dem med sitt ärende genast i början av året. För att ett ärende som en aktieägare lägger fram ska komma med på föredragningslistan ska det även vara av ett sådant slag att det är bolagsstämmans sak att besluta om det.

Hur kan man förbereda sig för bolagsstämman?
Med kallelsen till bolagsstämman följer mycket viktigt material som man omsorgsfullt bör ta del av före stämman: bokslutet och verksamhetsberättelsen, budgetförslaget, redogörelsen för underhållsbehovet och vederlagsfinansieringskalkylen är dokument som man bör läsa igenom noggrant.

Genom att sätta sig in i materialet får man information om till exempel vilka slags reparationer som planeras och hur vederlaget kommer att utvecklas. Man kan i förväg fundera på om man är av samma åsikt som styrelsen eller om man vill lägga fram ett annat förslag under stämman.

Man kan även i förväg fundera på vilka frågor man vill få svar på under bolagsstämman. Man får och bör lägga fram frågor även om de verkar små, oberoende av om de gäller enskilda underhållskostnader eller bolagets ekonomiska situation i allmänhet.

Man bör dock komma ihåg att det som behandlas på bolagsstämman är ärenden som gäller hela bostadsaktiebolaget. Frågor som rör det dagliga boendet, till exempel en droppande vattenkran eller en propp i avloppet, hör inte till sådant som bolagsstämman fattar beslut om – de kan redas ut med disponenten eller servicebolaget.

Tips för dig som deltar i bolagsstämman

  1. Agera i god tid om du vill att ditt ärende ska tas upp på bolagsstämmans föredragningslista. Ärendelistan för bolagsstämman skickas till deltagarna som en bilaga till kallelsen. Ärenden som hör till bolagsstämmans beslutanderätt men inte finns med på föredragningslistan kan inte avgöras på stämman.
  2. Ta noggrant del av stämmomaterialet i förväg.
  3. Förbered dig för att ställa frågor till styrelsen och disponenten om det är något du funderar på.
  4. Det är tillåtet att lägga fram avvikande förslag, men delta i diskussionen i konstruktiv anda.
  5. Att delta i bolagsstämman handlar inte bara om beslutsfattande. Utnyttja tillfället och lär känna andra aktieägare och disponenten.

Antti Makkonen, enhetschef vid Realia Isännöinti Oy, intervjuades för artikeln i egenskap av expert.