Bolagsstämma på distans – så här gör man

Kan ett bostadsaktiebolags bolagsstämma ordnas på distans? Vad bör man ta i beaktande? Vi sammanställde svaren på de vanligaste frågorna om att ordna bolagsstämma på distans.

Kan bolagsstämman ordnas endast på distans?
Ett bostadsaktiebolags bolagsstämma kan hållas på distans om bostadsaktiebolagets styrelse fattar beslut om detta och det inte separat har förbjudits i bolagsordningen. Det går dock inte att ordna bolagsstämman helt på distans, eftersom det alltid även måste finnas en fysisk mötesplats för stämman.

Minst en person måste finnas på plats på bolagsstämman för att den ska vara laglig. Till exempel kan styrelseordföranden, en av styrelseledamöterna eller någon av aktieägarna vara fysiskt närvarande. Alla andra deltagare kan vara fjärranslutna. Bolagsstämmans ordförande, sekreterare och rösträknare kan också sköta sina uppgifter på distans.

Vilka omständigheter måste beaktas när man planerar en bolagsstämma på distans?
En bolagsstämma på distans blir mest lyckad när stämman har planerats omsorgsfullt i förväg. För många styrelser i bostadsaktiebolag är bolagsstämmor på distans något nytt, även om möten på distans i övrigt är välbekant. Därför är det bra att gå igenom alla skeden av bolagsstämman i förväg, så att det egentliga mötet löper så smidigt som möjligt. 

I kallelsen till bolagsstämman ska anges att det går att delta på distans och att man önskar att aktieägarna ska delta i stämman genom fjärranslutning oberoende av den fysiska mötesplatsen. Det ska framgå av kallelsen till bolagsstämman om deltagande genom fjärranslutning begränsar aktieägarnas yttranderätt. Det är bra att till kallelsen till bolagsstämman bifoga tydliga anvisningar om hur deltagandet i bolagsstämman på distans sker i praktiken och vilken fjärranslutningsmetod som används. Man bör även komma ihåg att i kallelsen inkludera en länk som möjliggör deltagande i stämman på distans. 

Hur kan man delta i en bolagsstämma på distans?
En bolagsstämma på distans ordnas i regel som en videokonferens i realtid med hjälp av till exempel Microsoft Teams eller ett annat program av motsvarande slag. För att delta i bolagsstämman krävs en internetanslutning samt en dator, smarttelefon eller surfplatta. Mikrofonförsedda hörlurar underlättar umgänget och förbättrar ljudkvaliteten.

Det går även att delta i en bolagsstämma på distans genom ett telefonsamtal. Microsoft Teams gör till exempel att man kan kontakta stämman genom att ringa, vilket innebär att man inte behöver någon internetanslutning eller separata program för att delta. Den som ringer kan dock inte se presentationer eller bilder som visas på bolagsstämman.

Bostadsaktiebolagets styrelse beslutar vilket program som används under bolagsstämman på distans. Det finns bostadsaktiebolag av olika slag, så valet måste anpassas till deltagarnas färdigheter. Det är bra att redan i kallelsen till bolagsstämman tydligt informera aktieägarna om de olika alternativen för att delta.

Förutom att man kan delta i bolagsstämman på distans som en videokonferens kan man även delta i stämman i förväg, till exempel per e-post eller med traditionell brevpost. Det innebär att aktieägaren i förväg meddelar sin ståndpunkt i de ärenden som finns på föredragningslistan. Då kan man inte delta i den egentliga diskussionen eller komma med inlägg, men man kan delta i beslutsfattandet trots att man inte är närvarande i realtid under bolagsstämman. Möjligheten att delta i bolagsstämman i förväg per post ska nämnas i möteskallelsen.

Hur sköts praktiska frågor i anknytning till bolagsstämman, till exempel identifiering och röstning, på distans?
Om man deltar i bolagsstämman med fullmakt av någon annan kan fullmakten överlämnas i förväg genom att man skannar in den fullmaktsblankett som följde med möteskallelsen och skickar den till disponenten per e-post. Om det inte är möjligt att skanna kan fullmakt även ordnas med ett mer fritt formulerat e-postmeddelande. 

Under en bolagsstämma på distans kan röstningen skötas till exempel så att varje deltagare i tur och ordning redogör för sin ståndpunkt, varefter rösträknaren till sist räknar antalet röster.  En aktieägare kan även rösta genom att skicka sin ståndpunkt till en viss e-postadress eller ett visst telefonnummer, varefter rösträknaren utför den egentliga rösträkningen. Det viktiga är att man i början av bolagsstämman beslutar vilken röstningsmetod som ska användas under stämman.

Mötesdeltagarna kan identifieras utifrån till exempel e-post eller telefonnummer. Det är viktigt att identifieringen fungerar felfritt i synnerhet vid röstning, så att antalet röster kan räknas korrekt enligt antalet aktier.

Finns det hinder för en bolagsstämma på distans?
Även om det inte finns något lagligt hinder för att sammanträda på distans funderar man dock i många bostadsaktiebolag på om deltagande på distans i praktiken är möjligt för alla aktieägare. Äldre aktieägare har inte nödvändigtvis den tekniska utrustning som behövs eller tillräckliga kunskaper för att delta. Därför är det viktigt att utöver videolänken även ge andra alternativa sätt att delta. Dessutom är det bra att komma ihåg att det inte går att ordna en bolagsstämma helt på distans, utan att det även alltid måste fastställas en fysisk mötesplats för stämman. 

Personer som ska delta i en bolagsstämma på distans funderar även på om de kommer att lyckas ansluta sig till mötet och om tekniken kommer att fungera. Om mötesförloppet har planerats med omsorg och man har gett goda anvisningar om de praktiska frågorna uppstår det i allmänhet inga problem. 

Och om det inte går att ordna bolagsstämman på distans?
Enligt lagen om bostadsaktiebolag ska en bolagsstämma hållas inom sex månader från räkenskapsperiodens utgång. Därmed ska bolagsstämman ordnas före slutet av juni i de flesta bostadsaktiebolag. På grund av coronavirussituationen har riksdagen dock godkänt en tillfällig lagändring, med stöd av vilken bolagsstämman kan skjutas upp till september. Lagändringen är tidsbegränsad och gäller till den 30 september 2020.

Hur gör man en bolagsstämma på distans så okomplicerad som möjligt?
1. Planera omsorgsfullt

Mötesförloppet bör planeras och gås igenom stegvis, så att själva mötessituationen blir så okomplicerad som möjligt.

2. Ge detaljerade anvisningar

Det är bra att till möteskallelsen bifoga tydliga anvisningar om hur man i praktiken deltar i bolagsstämman på distans. 

3. Anpassa efter bostadsaktiebolagets behov

Det finns bostadsaktiebolag av olika slag, vilket måste beaktas vid planeringen av bolagsstämman på distans. Det är bra att utöver en videokonferens i realtid erbjuda alternativa sätt att delta i bolagsstämman, till exempel över telefon eller i förväg per e-post/post.

Antti Immonen, disponent vid Realia Isännöinti Oy, intervjuades för artikeln i egenskap av expert.