Bostadsbolagets kommunikation är en viktig del av renoveringsprojektet

Ett stort renoveringsprojekt i bostadsbolaget, såsom stambyte, fasad- eller hissrenovering, inverkar alltid avsevärt på de boendes och aktieägarnas vardagsrutiner – och deras utgifter. Lyckad kommunikation från bostadsbolagets sida om hur arbetet framskrider gör projektet trevligare och vardagslivet smidigare för alla.

I kommunikationen om ett renoveringsprojekt är det väsentligt att rätt och tillräcklig information når rätt personer vid rätt tidpunkt. Exempelvis under ett stor projekt som ett stambyte är det ofta viktigt att kommunicera och diskutera redan flera år innan arbetet kommer igång.

Välfungerande kommunikation i ett bostadsbolag ger alla parter information om projektet, vilket leder till nöjda boende och aktieägare. Då man på förhand får veta ”vad, var, varför och när” finns inget utrymme för antaganden. Ett renoveringsprojekt innebär alltid en stor förändring och inför en förändring behöver man få information på förhand om vad som ska hända och när, i synnerhet om projektet inverkar väsentligt på de boendes vardag.

Vem kommunicerar och vad?

När det handlar om kommunikation ska ansvarsfördelningen vara klar och tydlig. Disponentverksamheten ansvarar för den allmänna informationen med anknytning till förberedelserna inför projektet och informationen med anknytning till bolagets beslutsprocess. Entreprenören ansvarar för informationen om renoveringsprojektet efter att entreprenadavtalet undertecknats. Det är också viktigt att styrelsen känner till i vilken ordning arbetena kommer att utföras.

Svaren på de boendes och aktieägarnas viktigaste frågor ska ges klart och tydligt. Vad kostar renoveringen och hur ordnas finansieringen? När görs stambytet i varje enskild lägenhet och hur länge tar arbetet? Vilka tider på dygnet och veckodagar kommer arbetet att utföras? Kommer arbetet att störa till exempel framkomligheten på gården?

Olika projektskeden kräver olika informationskanaler

Medan ett renoveringsprojekt bereds och planeras informerar man om projektet vid informationsmöten och på bolagsstämman. Man informerar om orsakerna till renoveringsprojektet, de olika skedena, tidtabellerna, kostnaderna och alternativen. Man presenterar de sakkunniga som valts och beskriver projektets finansieringsmodell och tekniska lösningar. Samtidigt går man igenom reparationerna i bostadsbolagets allmänna utrymmen och eventuella valmöjligheter som gäller renoveringarna i lägenheten. Alternativen kan åskådliggöras med olika modeller.

Under renoveringen kommunicerar man om hur projektet framskrider och om ändringar i tidtabellerna samt om hur arbetet eventuellt inverkar på de boendes vardag. När arbetet inleds håller man ett informationsmöte och senare under projektets gång sköts kommunikationen till största delen via meddelanden på elektronisk väg eller på papper. Det ska finnas tillräckligt många kommunikationskanaler för att informationen ska nå både den upptagna karriärmänniskan på arbetsresa som bara kan nås med digitala medel och senioren som sitter hemma utan några smartenheter. Det är viktigt att kommunicera på ett lättförståeligt sätt: helst ska man undvika tekniskt ”ingenjörsspråk” så att informationen når alla i en form som de förstår.

Kommunikationen slutar inte när renoveringsprojektet är slutfört. Efter renoveringen ber man de boende ge sina åsikter om hur renoveringen lyckats. Om projektet också omfattat aktieägarnas lokaler ber man aktieägarna om respons angående eventuella fel eller brister. Svarstiden för enkäten ska vara tillräckligt lång och beakta när garantitiden för renoveringsprojektet löper ut.