Tietosuojaseloste

ASIAKKAIDEN JA SIDOSRYHMIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY REALIA ISÄNNÖINTI OY:SSÄ

Realia Isännöinti Oy:n (jäljempänä Realia Isännöinti) liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan ja sidosryhmistään tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Realia Isännöinti toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Tuottamiensa isännöintipalveluiden osalta Realia Isännöinti Oy on henkilötietojen käsittelijä. 1

ASIAKASREKISTERI

REKISTERINPITÄJÄ: Realia Isännöinti Oy (y-tunnus 0871684-7)

REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ:

Asiakkaisiin ja asiakaspalveluun liittyvissä asioissa: Mervi Ihalainen (mervi.ihalainen@realia.fi)

Potentiaalisiin asiakkaisiin liittyvissä asioissa: Antti Kumpulainen (antti.kumpulainen@realia.fi)

Majakka™- ja OmaRealia-palveluihin liittyvissä asioissa: Petja Hartikainen (petja.hartikainen@realia.fi)

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA TARKOITUS

Henkilötietojen käsittelyn peruste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen sopimus tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen (esim. kirjapitolaki, rahanpesulaki) sekä Majakka- ja OmaRealia-palvelun osalta palvelun tuottaminen ja ylläpito.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi kerätä potentiaalisista asiakkaista tietoja myynti- ja markkinointitarkoitusta varten. Tietoja voidaan käyttää suoramarkkinointiin, asiakaskyselyihin ja muihin vastaaviin markkinointitoimiin. Käsittelyperusteena on tällöin Realia Isännöinnin oikeutettu etu tai rekisteröidyn antama suostumus.

Käsittelemme asiakaspalautteita ja reklamaatioita, jotta voimme kehittää palveluamme, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja varautua mahdollisiin oikeudellisiin toimenpiteisiin.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteröidyistä kerätään mm. seuraavia tietoja: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), IP-osoite. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset asiakasreklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen.

Asiakasrekisteriin tallennetaan myös MajakkaTM – ja OmaRealia- palveluun rekisteröityneiden henkilöiden käyttäjäprofiilit. Käyttäjäprofiili voi sisältää henkilön nimen, puhelinnumeron, osoitteen, asunto- tai kiinteistöosakeyhtiön nimen ja huoneiston tunnuksen, sähköpostiosoitteen, IP-osoitteen, henkilötunnuksen, tilinumeron sekä mahdollisen profiilikuvan. Lisäksi palvelu sisältää käyttäjän palveluun syöttämät tai lisäämät muut tiedot. MajakkaTM – ja OmaRealia- palveluiden käytöstä on laadittu erilliset käyttöehdot, joista ilmenee tarkemmin mm. palveluiden kehittämistarkoituksessa kerättävät erilaiset   tiedot.

1 Rekisteripitäjänä toimii tällöin kyseinen asunto-osakeyhtiö, jonka isännöintipalveluista Realia Isännöinti Oy huolehtii osapuolten välisen sopimuksen mukaan. Rekisteröityjen tietosuojaa koskevat pyynnöt ja tiedustelut tulee aina osoittaa rekisterinpitäjälle. Mikäli siis kyse on asunto-osakeyhtiön, kiinteistöosakeyhtiön tai vuokranantajan henkilötietorekisteristä, tulee tiedustelut osoittaa kyseiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi rekisteri sisältää asiakaspalvelutilanteissa ja reklamaatioiden käsittelyn yhteydessä saadut muut tiedot. Edellä mainittujen tietojen lisäksi asiakasrekisteriin tallennetaan asiakaspalveluun saapuneiden puheluiden ja ajankohdat ja tallenteet sekä sähköpostikeskustelut.

Realia Isännöinti harjoittaa vähäisessä määrin myös asuntovuokraustoimintaa. Asuntovuokrauksessa henkilöistä voidaan kerätä lisäksi alla lueteltuja henkilötietoja.

Syntymäaika, henkilötunnus, aiempi osoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tulotiedot, vuokra-asuntohakemuksen sisältämät mahdolliset muut tiedot, luottotiedot, vuokrasopimuksen sisältämät tiedot sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta tai Suomen Asiakastieto Oy:ltä.

TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Realia Group -konsernin sisällä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös perintätoimistolle saatavien perimiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa pyynnöstä viranomaisille. Myös oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista esimerkiksi vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle.

Välitystoimeksiantorekistereiden tietoja voidaan luovuttaa myös välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle (esim. ARA:lle toimitettava asukasvalintailmoitus) lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

SÄILYTYSAJAT

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötiedoittain ja sen mukaan, mikä on tietyn henkilötiedon käsittelyn tarkoitus. Pääsääntöisesti sopimussuhteen perusteella kerätyt henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen voimassaoloajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Palvelun tuottamiseksi kerätyt henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin käyttäjä käyttää palvelua. Lakisääteisen velvoitteen perusteella kerätyt henkilötiedot lain edellyttämän tai mahdollistaman ajan.

Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin kyseinen henkilö tietojemme mukaan on siinä asemassa, jonka vuoksi hänet on rekisteriin kirjattu tai niin kauan, kuin ko. tietoja hyödynnetään asiakasviestinnän ja markkinoinnin tarkoituksissa. Annetut tarjoukset niiden sisältämine henkilötietoineen säilytetään niin pitkään kuin on tarjousprosessin kannalta tarpeen.

Asiakkaan tunnistamista koskeva lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi. Asiakaspalvelun puhelutallenteet säilytetään 180 vuorokautta sekä sen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

TIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja pääsy siihen rajataan vain henkilöihin, joilla on oikeus käsitellä tietoja. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Rekisterinpitäjän henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus ja henkilöstö koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä ja tietämystä pidetään yllä säännöllisesti.

Myös mahdollisilta Realia Group -konsernin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli rekisterinpitäjä ei täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä ja oikeus saada tieto hänen henkilötietojaan koskevasta tietoturvaloukkauksesta.

Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse.